Os impactos da gestão de documentos na nuvem

O acompanhamento diário de prazos dos documentos e contratos é uma etapa fundamental para a gestão corporativa como um todo. Lidando com diferentes tipos de documentos, essa atividade demanda tempo e esforços dos profissionais, que precisam estar atentos para evitar qualquer problema de natureza jurídica ou econômica à empresa.

Com o avanço da tecnologia, a gestão desses documentos tem passado por diversas transformações, tornando o dia a dia dos colaboradores cada vez mais prático e otimizado. Entre as soluções tecnológicas que se destacam, o armazenamento na nuvem é um ótimo exemplo, já que garante mais organização, facilidade e segurança nesse processo.

Benefícios de contar com uma gestão na nuvem

Oferecendo diversos recursos para otimizar a gestão empresarial, soluções na nuvem simplificam o processo de armazenamento e acesso de documentos e contratos, proporcionando maior flexibilidade. Existem, ainda, outras vantagens dessa estratégia. Tais quais:

• Maior integração entre os setores da empresa: uma vez que o armazenamento passa a ser online, todos os integrantes de diferentes setores da organização terão acesso às informações, o que garante agilidade e produtividade às equipes;

• Gestão remota: conforme apontado anteriormente, com as informações disponíveis por meio da internet, os colaboradores podem acessar e realizar suas atividades de qualquer lugar ou horário. Com isso, é possível, ainda, que os gestores consigam fazer um acompanhamento mais próximo de cada demanda executada;

• Segurança no armazenamento: um dos recursos das soluções na nuvem é restringir acesso a certas categorias de documentos ou contratos, especialmente os que contêm dados sigilosos. Deste modo, a empresa permanecerá com suas informações protegidas.

Implementação da gestão de documentos na nuvem

Estabelecer um planejamento para a migração para a cloud é fundamental. Nesse sentido, é papel do gestor da área avaliar as condições atuais da empresa, todos seus dados e informações que serão transferidos, visualizando o melhor meio de implementar o sistema.

Para tornar esse processo mais acessível, uma boa alternativa é terceirizar este serviço. Sendo assim, o parceiro especializado será responsável por conduzir todo o processo de implantação e adequação da companhia à ferramenta. Para se ter uma ideia, hoje, existem diversas empresas especialistas em soluções de armazenamento e gestão de documentos, atendendo às mais diversas demandas e oferecendo diferentes tipos de sistema de nuvem.

Nós, da Lumen IT, desenvolvemos o Lifeforce, uma solução que integra tecnologia e informação digital na gestão de contratos e processos. Transformamos a maneira de gerenciar documentos, contratos e workflow, com uma plataforma que ajuda a mitigar todos os riscos durante o processo, do início ao fim, facilitando a rotina de trabalho dos colaboradores e aumentando a produtividade das equipes

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