Quais rotinas fiscais você deve revisar antes que 2026 acabe e seja tarde demais para a Reforma?
Faltam menos de três meses para o fim de 2026, e apenas 14% das empresas brasileiras se consideram muito preparadas para a implementação da Reforma Tributária, segundo estudo inédito da Grant Thornton em parceria com a ANEFAC. Na outra ponta, 21,5% das organizações ainda atuam de forma reativa, resolvendo problemas conforme aparecem, enquanto 69,3% estão em estágio intermediário de maturidade fiscal.
O cenário é ainda mais crítico quando se analisa a preparação tecnológica: apenas 1% das médias e grandes empresas considera sua área de TI pronta para conviver com os sistemas tributários atuais e com o novo modelo de IBS e CBS.
Além disso, 24% das empresas ainda não sabem qual será o impacto da reforma tributária em seus negócios, e 37% não avaliaram os efeitos no capital de giro, especialmente considerando o split payment.
Diante desse contexto, revisar rotinas fiscais críticas antes do fim de 2026 se tornou uma urgência estratégica.
No blogpost de hoje, apresentamos um checklist detalhado das rotinas que sua empresa precisa ajustar agora para evitar multas, inconsistências e prejuízos operacionais em 2027.
1. Cadastro de produtos e serviços: a base de tudo
O primeiro passo crítico é revisar o cadastro de produtos e serviços. Um levantamento que analisou 104,4 milhões de documentos fiscais emitidos entre janeiro e março de 2026 identificou que 32,9% das empresas do Regime Normal ainda não haviam avançado de forma significativa na adequação às novas exigências da Reforma.
O que revisar:
- Extraia a lista de NCMs distintos usados nos últimos 12 meses, com faturamento associado;
- Mapeie a incidência de CBS e IBS em cada linha de produto e serviço, inclusive operações hoje isentas, imunes ou sujeitas a regime monofásico, que podem ter tratamento diferente no novo sistema;
- Classifique produtos e serviços conforme a nova lógica do IVA Dual, identificando quais terão alíquota padrão, reduzida ou zero;
- Atualize cadastros de clientes e fornecedores, garantindo que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos corretamente.
Lembrete sobre o prazo: até 30 de setembro de 2026 para empresas do Simples Nacional que desejam optar pelo regime híbrido.
2. Sistemas de emissão de notas fiscais: ERP e emissores fiscais
A partir de 3 de agosto de 2026, o preenchimento dos campos de IBS (0,1%) e CBS (0,9%) é obrigatório na NF-e, na NFC-e, nos documentos de transporte e na NF3e para empresas do regime regular. Para o Simples Nacional, essa obrigatoriedade começa em 1º de janeiro de 2027.
O que revisar:
- Verifique com o fornecedor do ERP se o sistema já está atualizado para gerar documentos fiscais com os campos de IBS e CBS;
- Teste a emissão de documentos fiscais em ambiente de homologação antes de qualquer alteração ir para produção. Um erro de layout rejeitado em produção pode travar faturamento;
- Confira se o documento fiscal está destacando CBS e IBS corretamente, conforme a nota técnica vigente do ambiente nacional da NF-e/NFS-e;
- Para NFS-e, prepare-se para o Emissor Nacional, obrigatório a partir de 1º de novembro de 2026.
Lembrete sobre o prazo: Até 1º de dezembro de 2026 para campos de IBS e CBS na NFS-e de software e plataforma digital
3. Apuração-teste de CBS e IBS: compare com o regime atual
Uma das rotinas mais importantes de 2026 é rodar a apuração-teste de CBS (0,9%) e IBS (0,1%) em paralelo à apuração normal de PIS/COFINS/ICMS/ISS, comparando os resultados para identificar divergências antes que elas se tornem recorrentes.
O que revisar:
- Execute simulações mensais de apuração de CBS e IBS para todas as operações da empresa;
- Compare os resultados com a apuração atual de PIS, COFINS, ICMS e ISS, documentando cada divergência encontrada;
- Revise créditos tributários e identifique oportunidades de aproveitamento no novo sistema;
- Modele cenários com diferentes alíquotas de referência (ainda indefinidas pelo Senado até 15 de dezembro de 2026).
Lembrete importante: 77% das empresas já concluíram ou estão realizando simulações de impacto, mas apenas 14% se consideram muito preparadas.
4. Contratos de longo prazo e políticas comerciais
A Reforma Tributária impacta diretamente a precificação, o fluxo de caixa e as margens de lucro. Uma pesquisa da Grant Thornton revela que 71% das empresas preveem mudanças na precificação e 81% esperam impactos do split payment no fluxo de caixa.
O que revisar:
- Revise contratos de longo prazo firmados em 2026 que terão vigência em 2027, identificando cláusulas de reajuste e repasse de tributos;
- Atualize tabelas de preço considerando a nova lógica de tributação (imposto por fora vs. por dentro);
- Prepare a política comercial e os prazos de recebimento para acomodar o split payment, que recolhe tributos no momento do pagamento;
- Comunique internamente as mudanças para as áreas comercial, financeira e fiscal.
Lembrete sobre o prazo: até dezembro de 2026 para revisar contratos longos e levantar crédito acumulado.
5. Obrigações acessórias e calendário fiscal
O último trimestre de 2026 é o momento de revisar a situação fiscal do ano antes do fechamento, garantindo que todas as obrigações acessórias estejam em dia.
O que revisar:
- Confirme o regime tributário da empresa e a data exata em que a obrigatoriedade dos novos campos de IBS e CBS passa a valer para esse regime;
- Verifique se o sistema de emissão de NFSe já está preparado para os novos campos da reforma;
- Revise o processo de envio do PGDAS-D e do pagamento do DAS, garantindo que nenhum dos dois dependa de alguém lembrar manualmente no dia 20;
- Marque a data de vencimento da DEFIS no calendário da empresa (31 de março de 2026 para o ano-calendário 2025), já que é uma obrigação anual, mais fácil de esquecer que as mensais;
- Emita a Certidão Negativa de Débitos e regularize qualquer pendência com a Receita, o INSS ou a Fazenda estadual/municipal.
Lembrete sobre o prazo: 30 de setembro de 2026 para opção do Simples Nacional pelo regime híbrido; 31 de dezembro de 2026 para correção de inconsistências no Programa de Conformidade de IBS e CBS (PNCT).
6. Integração de sistemas e rastreabilidade de dados
A implementação da Reforma Tributária exige a adequação da arquitetura tecnológica e dos sistemas legados das empresas antes de 2027. Com o mecanismo de split payment e a validação de créditos fiscais em tempo real, softwares antigos passam a representar risco operacional e de caixa.
O que revisar:
- Centralize os dados financeiros e fiscais num único sistema, reduzindo o risco de informação divergente entre o que foi faturado e o que foi declarado;
- Garanta que ERPs, sistemas de faturamento e conciliações já estejam preparados para destacar IBS e CBS, separar tributos da receita e gerar relatórios alinhados à lógica do IVA Dual;
- Implemente processos de rastreabilidade total das operações, eliminando processamento em lote e garantindo visibilidade em tempo real;
- Avalie a migração para soluções em nuvem, que oferecem atualizações legislativas automáticas e maior escalabilidade.
Importante: conte com um parceiro que possa montar um plano de trabalho levando em conta diagnóstico, ajustes de sistema, rodada de apurações de teste e uma visão consultiva sobre a operação e a resiliência dos processos ao longo da Reforma.
Agir agora é a única opção
Com apenas 14% das empresas realmente preparadas e 1% com TI pronta para a Reforma, o tempo está se esgotando. As rotinas fiscais listadas neste artigo representam o mínimo necessário para evitar multas, inconsistências e prejuízos operacionais em 2027.
Empresas que investirem a partir de agora em processos estruturados de revisão fiscal, atualização de sistemas e capacitação de equipes terão maior capacidade de adaptação às novas exigências regulatórias e transformarão conformidade em vantagem competitiva.
Para saber como fortalecer essas frentes na sua empresa, entre em contato com o nosso time e vamos juntos encontrar o caminho para uma estrutura resiliente, segura e adaptável.
